01Quem é o responsável pelos dados
Esta política descreve como a Gerente Digital LTDA, inscrita no CNPJ 00.000.000/0001-00, com sede em Endereço completo, Cidade/UF, CEP, trata dados pessoais no sistema Gerente Digital, disponível em gerentedigital.com.br.
Ao longo deste documento, "nós" se refere à Gerente Digital LTDA; "escritório" se refere ao escritório de contabilidade que contrata o sistema; e "empresa cliente" se refere às empresas atendidas por esse escritório.
02A quem esta política se aplica
O Gerente Digital não é um aplicativo de uso direto pelo público. Ele é contratado por escritórios de contabilidade, e por isso os dados que circulam nele pertencem a pessoas em situações bem diferentes. Trate esta seção como o mapa do restante do documento.
| Quem | Como seus dados entram | Nosso papel |
|---|---|---|
| Escritório de contabilidade | Cadastro feito por ele ao contratar: nome, CPF, e-mail, telefone, endereço e dados de cobrança. | Controlador |
| Empresa cliente do escritório | Cadastro feito pelo escritório e importação do sistema contábil: razão social, CNPJ, responsável, telefone e e-mail. | Controlador no cadastro; operador nos dados contábeis |
| Colaborador de uma empresa cliente | Vem da folha de pagamento do escritório, pelo Integrador. A pessoa não se cadastra e normalmente não interage com o sistema. | Operador — o controlador é o escritório |
Nos termos da LGPD, controlador é quem decide como e por que os dados são tratados; operador é quem trata os dados em nome do controlador, seguindo suas instruções.
03Se você é colaborador de uma empresa atendida
Esta seção é para você que teve seus dados incluídos no sistema sem nunca ter se cadastrado nele.
Seus dados de folha — admissão, férias, afastamentos, salário e dependentes — chegam até nós porque o escritório de contabilidade que atende o seu empregador instalou um programa que lê o sistema contábil dele e nos envia essas informações. Nós apenas processamos e transformamos em avisos; não decidimos quais dados são enviados nem quem os recebe.
Por isso, o controlador dos seus dados é o escritório de contabilidade e, conforme o caso, o seu empregador. Se você quiser acessar, corrigir ou excluir seus dados, o caminho mais direto é falar com o setor de pessoal do seu empregador ou com o escritório que cuida da contabilidade dele.
Ainda assim, se você nos procurar diretamente pelo endereço da seção 12, nós vamos: confirmar se há dados seus em nossos sistemas, encaminhar seu pedido ao escritório responsável e informar você sobre esse encaminhamento. Se o escritório nos instruir a excluir, excluímos.
Também tratamos dados de dependentes de colaboradores — nome e data de nascimento — porque as regras de salário-família e de benefícios dependem da idade da criança. Esses dados vêm da mesma origem, seguem a mesma regra e são usados apenas para gerar o aviso de prazo correspondente.
04Quais dados tratamos
| Categoria | Exemplos | Origem |
|---|---|---|
| Cadastro e acesso | Nome, CPF ou CNPJ, e-mail, telefone, endereço e senha (armazenada de forma cifrada e irreversível). | Informados no cadastro |
| Folha de pagamento | Admissões, rescisões, férias, afastamentos, faltas, horas extras, advertências, salários, pró-labore, empréstimos consignados e exames periódicos. | Sistema contábil do escritório |
| Dependentes | Nome e data de nascimento de filhos e dependentes de colaboradores. | Sistema contábil do escritório |
| Fiscais e contábeis | Faturamento, entradas, saídas, serviços, impostos, lançamentos e saldos contábeis. | Sistema contábil do escritório |
| Societários | Sócios, datas de aniversário e atividade econômica da empresa. | Sistema contábil do escritório |
| Registros técnicos | Endereço IP em tentativas de acesso, data e hora de sincronização e registros de erro. | Gerados pelo uso do sistema |
Não tratamos dados bancários de colaboradores, dados biométricos, geolocalização nem histórico de navegação para fins publicitários.
05Para que usamos os dados e com que base legal
| Finalidade | Base legal (LGPD) |
|---|---|
| Permitir o acesso ao sistema e manter a conta ativa. | Execução de contrato — art. 7º, V |
| Calcular prazos e gerar avisos automáticos sobre obrigações trabalhistas, fiscais e contábeis. | Execução de contrato e legítimo interesse — art. 7º, V e IX |
| Enviar esses avisos por WhatsApp e e-mail aos destinatários definidos pelo escritório. | Execução de contrato — art. 7º, V |
| Gerar relatórios mensais em PDF para o escritório e para a empresa cliente. | Execução de contrato — art. 7º, V |
| Proteger o sistema contra acesso indevido e uso abusivo. | Legítimo interesse — art. 7º, IX |
| Cumprir obrigações legais e regulatórias aplicáveis. | Obrigação legal — art. 7º, II |
Não usamos dados pessoais para publicidade, não os vendemos e não os cedemos a terceiros para fins comerciais.
06Como os dados chegam até nós
O escritório instala em seu próprio computador um programa que chamamos de Integrador. Ele lê o banco de dados do sistema contábil do escritório e envia periodicamente um resumo para os nossos servidores.
Três pontos importantes sobre esse programa: ele é instalado e autorizado pelo escritório, com as credenciais que o próprio escritório fornece; ele apenas lê, nunca altera dados no sistema contábil; e a comunicação com nossos servidores é sempre iniciada por ele, de forma criptografada. Nós não acessamos o computador nem o banco de dados do escritório.
07Mensagens por WhatsApp e e-mail
O envio de avisos por WhatsApp é a principal função do sistema. Eles são enviados aos números que o escritório cadastrou: o gerente do escritório, seus colaboradores e o responsável pela empresa cliente.
As mensagens tratam de prazos e eventos — vencimento de férias, fim de contrato de experiência, obrigações fiscais, aniversários, relatórios mensais e avisos escritos manualmente pelo escritório. Podem incluir o nome da empresa, o nome do colaborador envolvido e a data do evento.
Não enviamos mensagens publicitárias nem usamos os números para qualquer finalidade além do envio desses avisos. Os números não são compartilhados com terceiros para marketing.
Para deixar de receber: fale com o escritório de contabilidade responsável, que pode remover ou alterar os números cadastrados, ou escreva para nós no endereço da seção 12. Também atendemos a pedidos de interrupção enviados como resposta à própria mensagem de WhatsApp.
Relatórios em PDF são disponibilizados por link direto, entregue ao destinatário junto com a mensagem. Trate esse link como confidencial: quem o tiver consegue abrir o documento.
08Com quem compartilhamos
Não vendemos e não cedemos dados pessoais. Compartilhamos apenas com os fornecedores necessários para o sistema funcionar, todos atuando como operadores e limitados às nossas instruções:
| Fornecedor | Para que | Onde ficam os dados |
|---|---|---|
| Vercel Inc. | Hospedagem do sistema e armazenamento dos dados processados. | Estados Unidos |
| Amazon Web Services | Banco de dados de cadastro e faturamento. | Estados Unidos |
| GZappy | Envio das mensagens de WhatsApp. | Brasil |
| Meta Platforms | Plataforma WhatsApp que entrega as mensagens. | Estados Unidos e outros |
| Hostinger | Envio e recebimento de e-mails. | União Europeia |
Transferência internacional: parte da infraestrutura fica fora do Brasil. Essas transferências ocorrem para a execução do contrato, nos termos do art. 33 da LGPD, e são feitas com fornecedores que adotam cláusulas contratuais de proteção de dados.
Também podemos compartilhar dados quando houver ordem judicial ou requisição de autoridade competente, e o faremos apenas na medida exigida.
09Por quanto tempo guardamos
| O que | Prazo |
|---|---|
| Cadastro do escritório, dos usuários e das empresas clientes | Enquanto a conta estiver ativa, e por até 5 anos após o encerramento, para atender a obrigações legais e eventual defesa em processo. |
| Dados de folha, fiscais e contábeis enviados pelo Integrador | Substituídos a cada nova sincronização. Removidos em até 30 dias após o encerramento do contrato. |
| Avisos programados pelo escritório | Avisos sem repetição são apagados 7 dias após o envio. Avisos recorrentes permanecem até o escritório removê-los. |
| Relatórios mensais em PDF | Mantidos enquanto a conta estiver ativa; removidos a pedido ou no encerramento. |
| Registros de acesso e segurança | Até 6 meses, conforme o art. 15 do Marco Civil da Internet. |
10Segurança
Adotamos medidas técnicas e administrativas para proteger os dados, entre elas: tráfego criptografado em todas as comunicações; senhas armazenadas de forma cifrada e irreversível; acesso segmentado por perfil, de modo que cada escritório só alcança os próprios dados; limitação de tentativas de acesso; e registro de eventos de segurança.
Nenhum sistema é infalível. Se ocorrer um incidente de segurança capaz de gerar risco relevante aos titulares, comunicaremos os afetados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados, conforme o art. 48 da LGPD.
11Seus direitos
A LGPD garante a você, titular dos dados, os direitos de:
- confirmar se tratamos dados seus e acessar esses dados;
- corrigir dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
- solicitar anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou tratados em desconformidade com a lei;
- solicitar a portabilidade a outro fornecedor;
- solicitar a eliminação dos dados tratados com base no seu consentimento;
- saber com quem compartilhamos seus dados;
- revogar consentimento, quando for essa a base do tratamento;
- opor-se a tratamento feito com base em legítimo interesse.
Para exercer qualquer um deles, escreva para suporte@gerentedigital.com.br. Responderemos em até 15 dias. Podemos pedir informações que confirmem sua identidade, para não entregar dados à pessoa errada.
Se você é colaborador de uma empresa atendida por um escritório, releia a seção 3: nesses casos somos operadores, e encaminharemos seu pedido ao escritório responsável.
12Encarregado e contato
Encarregado pelo tratamento de dados pessoais (DPO): A definir
| Canal | Endereço |
|---|---|
| Encarregado (DPO) | suporte@gerentedigital.com.br |
| Contato geral | contato@gerentedigital.com.br |
| Telefone | (67) 99664-5010 |
| Endereço | Endereço completo, Cidade/UF, CEP |
Você também pode apresentar reclamação à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), em gov.br/anpd.
14Alterações desta política
Podemos atualizar esta política para refletir mudanças no sistema ou na legislação. A data da última atualização aparece no topo da página. Alterações relevantes serão comunicadas aos escritórios contratantes pelos canais de contato cadastrados.